Google Apps 職場實戰手冊:(二)Google Drive 活用篇
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Google Apps 職場實戰手冊:(二)Google Drive 活用篇
2015-02-09
作者: Aaron
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Google Apps 職場實戰手冊:(二)Google Drive 活用篇
 
 

上星期就教過大家如何以 Google Calender、Keep 兩大免費服務與同事分享日程、資訊,以最低成本提升工作效率,今日就講講 Google 旗下另一皇牌服務 Google Drive。

講起 Google Drive,不少人只知道它是 Google 旗下的一個雲端儲存服務,但其實它除了可以用來備份相片、檔案之外,更有支援不少延伸功能,例如在同類型服務中少見的搜尋功能,亦有支援各類文件的遙距協作,減少不必要的溝通時間與心機。

 

 
Google Drive 雲端硬碟
 
雖然 Google 是互聯網服務的老大哥,然而 Google Drive 作為雲端儲存、或雲端硬碟其實起步較遲。但雖如此,在推出 3 年後的今日,它已是同類型服務中公認上下載速度最快之一,而且收費亦相宜。
 

▲ 以個人版本的收費計劃而言,Google Drive 的起始免費容量達到同類型服務中第二高的 15GB(次於提供 50GB 起始用量的 Mega,順帶一提,從雲端儲存的角度而言,Mega 的速度與超大容量都值得推薦)

 
超強大搜尋功能
 
若論容量,Google Drive 對比起 Mega 的 50GB 而言的確不算太多,但講到多功能,Google Drive 認第二、絕無人敢認第一。首先必須要提的,就是 Google Drive 結合了 Google 最拿手的搜尋功能,不單止可以讀取雲端硬碟內文件檔案的文字,就連圖片也照讀不誤!
 

▲ Google Drive 的搜尋功能可以進行不同分類,例如圖片、影片、文件等等,而「PDF」作為一個獨立選項,對辦工人士而言更是十分體貼

 

▲ Google Drive 的搜尋功能另一強大之處就是原生支援 OCR 功能,可以閱讀圖片內的文字並在搜尋結果中顯示(如圖中紅框所示),在處理如相片備忘、匆忙拍下的卡片等等資料時大有幫助

 
圖片搜尋功能除了應用於文字之上,Google Drive 的系統亦會自動比對用戶上載的私人圖片與 Google 搜尋器中的內容,回傳適切的結果,通常一些著名的地標如「東京鐵塔」、「台北 101 大廈」、「紐約自由神像」等等都會搜尋得到,對處理旅遊時的相片有一定用處,但據筆者試用,這個功能的準確性不高,還有待完善。
 
有辣有唔辣、桌面 App 應用須知
 
 
Google Drive 與一般的雲端儲存服務一樣,在網上版本之餘還提供桌面電腦及智能手機用的軟件。對智能手機而言,為了方便上下載檔案,Google Drive 的手機 App 基本上是必然要安裝的;然而對桌上電腦而言就並非必要:
 
▲ Google Drive 的電腦 App 的最大好處是可以將電腦內指定資料夾的檔案與雲端進行即時同步,好處是省卻在網絡瀏覽器上下載的麻煩,但壞處就是會佔用硬碟空間,而且由於雲端檔案的累積,往往會令用家失去空間預算,若非硬碟有極大量空間(尤其是使用 SSD 硬碟的筆電一族),筆者都不建議安裝電腦 App 進行同步
 

 
免費 Office 轉身變、同步編輯必要試
 

Google Drive 作為雲端硬碟相當好用,但除了作為一個儲存媒介,其由前身 Google Docs 延伸出來的線上 Office 系列軟件功能,才是其最大的精華所在。

Microsoft Office 系列的軟件,動輒需要數百元(現在的 Office 365 還要按年計費)一套,但其實 Google Drive 就免費提供了 .doc、.xls、.ppt 等檔案的製作編輯功能,而且只需要網路瀏覽器就可以用到。

 
▲ Google Drive 內的主要 Office 軟件分為三大個,分別為(右起)Docs、Slides 及 Sheets,分別為文件、簡報及試算表的編輯功能
 
從最基本的功能上而言,Google Drive 內的 Docs、Slides、Sheets 已足夠用家日常使用,介面與各位熟悉的 Microsoft Office 分別亦不大:
 

▲ Google Docs 以文字處理為主要功能,編輯、製作 .doc 檔案,與 Microsoft Word 功能一樣,支援不同文字的格式編排

 
▲ Google Sheets 功能與 Microsoft Excel 一樣,支援絕大部份函數,亦可以用數據製作圖表
 
▲ Google Slides 既可製作 Power Point,亦可以進行投影,只要在有網絡的地方,到外面做簡報,連 USB 手指都可以省下
 
文件共用、同步編輯功能
 
會利用 Google Drive 進行文件編輯的原因,除了內裡的三大編輯軟件完全免費,最重要是支援用戶共用功能,可以讓多人同時編輯同一個檔案,正是 Google Drive 文件的最大魅力。共用過程只不過簡單幾步,以下我們就用 Google Drive Docs 來示範一下:
 
▲ 在右上角的帳號下方,有一藍色「共用」鍵
 
▲ 按下會出現「共用」選單,而共用可分兩個方式,一為指定 Google 用戶,較適合同學、同事間的協作。與 Google Calender 一樣,鍵入數字母之後就會出現相關聯絡人的提示,你可以選擇讓指定的用戶對文件進行編輯/評論/檢視
 
▲ 另一種共用方式就是分享文章的連結,持有連結的人可以對文件進行編輯/評論/檢視,特別適用於與非聯絡人的溝通,又或是公開咨詢意見的場合
 
▲ 在共同編輯同一文件的時候,Google Drive 會顯示上線人數,各方的 Cursor、標示的文字都會以不同顏色作顯示,另外,為了方便用戶交流,Google Drive 在共用文件時更加入了聊天室功能,同事間協作簡單,供學生們傾 Project 更是一流
 

 
其他好用 Google Drive 官方功能
 
以上提及的 Google Drive Docs、Sheets、Slides 是一直以來 Google 重點宣傳的 Google Drive 功能,但其實隨著 Google Drive 逐年發展,裡面亦加入了一些有用的 Apps 供各位使用:
 
▲ 可供大家在 Google Drive 製作簡單繪圖的 Google Drawings,可供用戶畫 Flowchart 或 Mind Map,而且一樣支援多用戶共用,相信是大家 Brainstorming 時的好用工具之一
 
▲ 另外必然要推薦試用的還有 Google Forms,它可以供用戶製作問答表格,並將結果另存為獨立的 Excel 檔案,透過不同的組合、工具,泛用性極高,可以製作投票、問卷、甚至會員名單、庫存等等,想知點做?留意下週的 Google Apps 職場實戰手冊 - (三)Google Forms 妙用篇啦!
 
Google Apps 職場實戰手冊 - (一)情報共享篇連結
 
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